Планирование стоимости в MS Project. Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте В microsoft project ресурсы могут быть

5.1. Общие понятия

Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры, и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.

Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.

5.2. Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project

После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться . Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Например:

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс -- сотрудник, а второй -- если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок.

Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.

5.3. Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов

Превышение доступности ресурса заключается в том , что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

5.4. Обоснование, назначение ресурсов задач из WBS;

WBS декомпозируется до уровня, необходимого для планирования и контроля. В общем случае это будет детализация до уровня, по крайней мере, на один уровень ниже, требуемого для отчетности - позволяющего осуществлять эффективное планирование, контроль, и измерение выполнения отдельных работ с однозначно определяемыми ресурсами.

Хотя полное определение ресурсов будет возможно на стадии детального планирования, нужно в целом понимать, как это будет выполняться, и что данный уровень детализации WBS поддерживает необходимый объем работ.

Чтобы соответствующим образом подготовиться к планированию ресурсов в соответствии с WBS, необходимо рассмотреть следующие вопросы при определении уровня детализации WBS:

· Все ли работы запланированы с достаточной степенью детализации, необходимой для формирования и соблюдения обязательств?

· Существует ли возможность установления и контроля индивидуальных назначений ресурсов на работы со структурой отчетности, определенной данной WBS?

· Можно ли определить назначения на работы при постепенном расширении WBS? Будут ли они обоснованы как при разворачивании WBS сверху-вниз, так и при сборе данных снизу-вверх?

· Как обычно производится назначение ресурсов на работы и их контроль?

· Будут ли назначения ресурсов на работы согласованы с формальной системой расчета расписания?

· Как будут распределяться бюджеты?

· Можно ли будет связать бюджет с предполагаемым увеличением работы?

· Можно ли измерить увеличение объема работы на приемлемом уровне (т.е. соответствует ли уровень детализации WBS эффективному планированию и контролю)?

· Можно ли логически собрать данные по индивидуальным рабочим заданиям (т.е. можно ли работы, определенные в WBS, сгруппировать логически)?

· Вовлечено ли в проект более одной организации (в противном случае перед детальным планированием ресурсов необходимо утверждение WBS у других участников проекта)?

· Как будет определяться состояние работ в процессе выполнения проекта?

Как я уже обозначил в моем проекте (т.е. на стадии организации проекта) будут использованы лишь трудовые ресурсы. Т.е., сотрудники проекта - это прежде всего директор фирмы, который будет решать все наиболее важные для фирмы вопросы, начиная от идеи, (также в нашем случае и составления бизнес-плана), и заканчивая выбором помещения.

Конечно, степень участия директора предприятия в организационном процессе, может иметь разный процент. Поэтому, вопросы на более низшем уровне, либо помощь в решении главных вопросов, может лечь на плечи менеджера организации. В его обязанности может входить как выбор необходимых материалов и оборудования, так и подготовка в оформлении регистрационных документов. Менеджер может помочь в выборе помещения, а также в проработке маркетинговой концепции.

Пользуясь руководством дизайнера-проектанта, также участника данного процесса, можно быстро и качественно произвести необходимый ремонт помещения, подготовить рекламную кампанию фирмы, помочь в обучении сотрудников. .

Планирование ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии

Мишкино 2015

Введение
1. Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

1.2. Редактирование свойств ресурсов
1.3. Методология планирования материальных ресурсов
1.4. Методология планирования затратных ресурсов
2. Назначение ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии
Заключение
Список используемых источников

Введение

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Целью работы является изучение в программного продукта Microsoft Project назначение и действие различных видов ресурсов.

В соответствии с данной целью в исследовании поставлены следующие задачи:

1.Изучить типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

2. Определить методологию планирования ресурсов.

Теоретической и методологической основами исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых, исследовавших производственную и социальную инфраструктуры, Internet ресурсы, фактическим материалом, данные примера расчета завершения проекта в назначенный срок и определения резервов времени для завершения проекта.

Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:

· Конкретных исполнителей задач;

· Ответственных за достижение результата;

· Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.

· Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;

· Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.

Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:

Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.

Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.

Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:

a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.

b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.

c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.

d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).

e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).

f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.

Затратные ресурсы , необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей, но не зависящих ни от длительности задач, ни от назначенных на нее трудовых ресурсов, например, если нужно смоделировать положительное воздействие на того или иного чиновника, для ускорения принятия им положительного решения.

1.1. Методология планирования трудовых ресурсов

Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:

1. Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;

2. Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.

Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.

Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.

Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:

1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1 ;

Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook

2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);

3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).

Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.

4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.

Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.

Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или ActiveDirectory

Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3 .

Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или ActiveDirectory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.

Рисунок 3. Типы ресурсов

Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:

1. Универсальный. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения любой случайной задачи планируется имеющийся ресурс.

Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист, у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).

После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.

Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так, как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.

Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».

2. Бюджетный. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.

Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. р. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. р. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4 .

На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.

Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью

Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):

· Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.

Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

· Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.

При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

Так, Рисунок 5 , на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка, выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.

Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Работа со списком ресурсов в MS Project

Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.

Список ресурсов включает в себя:

Имя ресурса.
Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.

Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.

В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:

Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте

Чтобы создать список ресурсов:

В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.

Подробное описание ресурсов в MS Project

Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:

Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».

В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».

Назначение затрат на ресурс в MS Project

Для назначения затрат на ресурс:

Перейдите в представление «Лист ресурсов».
Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».

Таблица норм затрат - это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.

Типы затрат для различных типов ресурсов:

Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта

Чтобы создать таблицу норм затрат:

Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».

Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:

Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».

7. Нажмите на кнопку «OK ».

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Как мы уже знаем, для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование (см. раздел «Стоимость ресурсов» главы 9). Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Стоимость ресурсов

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е (рис. 14.1, файл \Cost\1.mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая - в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья - в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000$/то (1000$/мес), что соответствует оплате $1000 за месяц трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени, см. раздел «Настройки отображения временных единиц»).

Рис. 14.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\1.mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения -10%.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

Стоимость назначений

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 14.3 (файл \Cost\2.mpp) мы выбрали таблицу В.

Рис. 14.3. Определение таблицы норм затрат для назначения

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.

Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу - это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

Рис. 14.5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 14.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 14.6, файл 1.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок - по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 14.6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В - во второй.

Рис. 14.7. Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D - по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.

Планированием текущей деятельности и составлением планов на будущее специалисту, работающему в сфере бизнеса, приходится заниматься регулярно. Традиционно для этого применялись и применяются до сих пор некомпьютерные средства - записные книжки, еженедельники. Для планирования индивидуальной работы существует большое количество компьютерных программ, например Lotus Organizer, Microsoft Scheduler, Microsoft Outlook.

Сложность проблемы возрастает в геометрической прогрессии, когда необходимо составить общий план работы для коллектива или партнеров по бизнесу. Программы планирования этого типа менее распространены. Нередко они являются составной частью больших пакетов (таких как Scala или R6000), комплексной автоматизации учета, рассчитанных на масштаб предприятия. Для этих же целей предназначена и программа Microsoft Project.

Если вы руководите людьми и одновременно решаете множество задач, то Microsoft Project сможет существенно облегчить вам работу. Программа поможет вам:

составить план работ по одному или по нескольким проектам для группы сотрудников или отдела;
учесть возможности сотрудников, оборудования и партнеров и распределить ресурсы оптимальным образом;
вести оперативный контроль выполнения работ;
анализировать проекты сразу после составления плана, по мере выполнения с целью координирования действий и принятия решений для выправления ситуации.

Понятие о проектах и управление ими

ще недавно понятие «проект» в нашей стране относили только к комплекту конструкторских документов, описывающих сооружение или изделие. В последнее десятилетие в России, как и во всем мире, это понятие приобрело новый смысл, отражающий изменение представлений о современных методах управления.

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности:

Процессы – текущие, периодически повторяющиеся операции, такие как работа конвейера или оформление отчетов.

Проекты – последовательность действий (задач), направленная на достижение уникальных результатов, например внедрение новой технологии или написание статьи.

При всем своем кажущемся многообразии проекты имеют ряд общих признаков:

они направлены на достижение конкретных целей;
они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных целей;
они имеют ограниченную продолжительность во времени;
все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

Конечно, в каждом проекте есть специфические для каждой прикладной области процессы . Но наряду с ними практически в каждом проекте присутствуют процессы , общие для всех прикладных областей, которые и рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие группы основных процессов:

Инициация - демонстрация необходимости проекта, его осуществимости и одобрение проекта со стороны заказчика
Планирование - описание состава работ, их последовательности и длительности, оценка потребности в ресурсах, составление календарного плана, оценка затрат, разработка бюджета проекта, набор и организация работы персонала
Исполнение - выполнение работ проекта
Контроль - принятие решений по выполнению работ проекта, корректирующие действия, оценка эффективности исполнения работ проекта
Завершение - принятие заказчиком продукта данной фазы или работы проекта

Для установления связи между задачами из разных проектов необходимо открыть оба проекта и выбрать команду Window|New Window.

В диалоговом окне New Window с помощью клавиши CTRL выделить проекты, задачи которых необходимо связать, и в полученном мультипроекте связать задачи обычным образом. «Внешние» задачи во внутреннем проекте выделены серым цветом.

Создание общего пула ресурсов

сли для нескольких проектов используются одни и те же ресурсы, то необходимо создать общий пул ресурсов. Таким пулом может стать обычный проект, в котором введены только ресурсы. Microsoft Project 2000 дает возможность обновлять пул ресурсов из других проектов.

Общий пул ресурсов позволяет:

распределять ресурсы между несколькими проектами;
просматривать информацию о ресурсах без необходимости открывать каждый проект по отдельности;
быстро находить и выравнивать ресурсы, если они перегружены в одном или более проектах;
обновлять информацию о ресурсах одновременно для всех проектов;
печатать информативные отчеты о ресурсах и их использовании по всем проектам и по каждому в отдельности.

Операцию формирования пула ресурсов можно выполнять как до объединения проектов в мультипроект, так и после этого. Различие между этими двумя вариантами заключается в том, что в первом случае следует предварительно открыть файлы проектов, ресурсы которых необходимо объединить, а во втором достаточно только открыть мультипроект.

Если перенос ресурсов выполнять не нужно - ввести список ресурсов в таблицу Resource Sheet.

Для использования пула ресурсов следует открыть проект, которому надо назначить ресурсы из пула и выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. Если в проекте и в пуле имеются ресурсы с одинаковыми именами, а некоторые их характеристики, например оплата, различны, то можно указать, какие данные обладают преимуществом.

Если файл имеет связь с пулом ресурсов, то каждый раз при открытии проекта появляется диалоговое окно, предлагающее один из двух режимов открытия файла.

Во втором режиме - Do not open other files (Не открывать подключенные файлы) открывается только файл проекта, а пул ресурсов не открывается.

Команда Tools|Resources|Refresh Resources позволяет обновить копию используемого в файле проекта общего пула ресурсов.

Управление проектом средствами электронных коммуникаций

Числе функций управления проектом очень важными являются:

согласование принимаемых решений с участниками проекта;
доведение принимаемых решений и изменений задач до всех участников проекта;
контроль хода выполнения проекта и результатов работ.

Microsoft Project 2000 поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети с использованием технологий современных электронных коммуникаций. Все участники проекта по своим функциям делятся на менеджера проекта (человек, в распоряжении которого находится файл проекта) и участников (ресурсы) проекта.

Если на компьютере установлена электронная почта, то управление проектом может осуществляться двумя способами.

В соответствии с первым из них весь файл проекта может быть послан по электронной почте. В этом случае предполагается, что на компьютере каждого участника рабочей группы установлена программа Microsoft Project 2000 и что каждый из адресатов может самостоятельно проанализировать проект средствами этой программы.

При втором способе менеджер, используя средства программы Microsoft Project 2000, направляет каждому из участников относящуюся только к нему часть проекта. При этом по электронной почте пересылается не весь проект, а специальный файл, для работы с которым на компьютере должно быть специальное программное обеспечение, находящееся в папке WGSetup дистрибутивного диска программы Microsoft Project2000. В этом случае участники проекта могут не владеть знаниями программы Microsoft Project 2000 и на их компьютерах она может отсутствовать.

В качестве программных продуктов, обеспечивающих поддержку безбумажной технологии управления проектами с помощью электронной почты, предполагается использование программ Microsoft Outlook, Microsoft Exchange или Microsoft Mail.

Прежде всего нужно настроить систему управления проектами Microsoft Project 2000 на применяемые средства электронных коммуникаций. В команде Tools|Options на вкладке Workgroup в поле Default Workgroup messages следует выбрать один из вариантов. Для каждого ресурса в представлении Resource Sheet в команде Resource Information необходимо указать электронный адрес данного ресурса и способ доступа к нему.

Рассылка файла проекта членам рабочей группы

спользуя команду File|Send To, можно произвести рассылку всего проекта в целом. При выборе данной команды менеджеру проекта предоставляются три варианта дальнейших действий:

Рассылка файла проекта очень удобна в случаях, когда члены рабочей группы имеют навыки работы не только с электронной почтой, но и с программой Microsoft Project. Кроме того, в большинстве случаев далеко не всем участникам проекта необходимо знать о ходе выполнения входящих в него задач. Участники рабочей группы могут лишь посылать комментарии для менеджера проекта, а корректировать график выполнения проекта может лишь сам менеджер.

Поддержка обмена информацией в рабочей группе

заимодействие между членами рабочей группы и менеджером проекта можно свести к следующим типовым функциям:

распределение менеджером задач между участниками проекта;
корректировка менеджером ранее распределенных задач;
анализ полученных задач членами рабочей группы и, возможно, предложения по срокам их выполнения;
запрос менеджера проекта о ходе выполнения задач;
отчет членов рабочей группы о ходе выполнения задач.

Поддержка основных функций рабочей группы проекта обеспечивает обмен сообщениями трех основных типов: TeamAssign, TeamUpdate и TeamStatus. Доступ к данным возможностям предоставляет команда Tools|Workgroup.

Обмен сообщениями между менеджером проекта и членами рабочей группы проекта осуществляется по следующей схеме: менеджер проекта, выделив задачи для конкретного исполнителя, посылает ему сообщение TeamAssign. При этом список полей, используемых при обмене информацией, может быть изменен в команде Tools|Customize|Workgroup. В диалоговом окне этой команды, сняв флажок Team members can decline tasks, можно запретить членам рабочей группы отклонять сроки назначенных им задач. При любом составе списка полей только поле Comments может быть откорректировано менеджером проекта в окне TeamAssign.

Получив сообщение TeamAssign в свой почтовый ящик и открыв его, исполнитель может принять или отклонить (если это не запретил менеджер проекта) назначенную ему работу; для отклонения работы следует щелкнуть мышью по полю Accept?

В дальнейшем в ходе выполнения проекта менеджер, посылая исполнителям работ сообщения TeamStatus, запрашивает у членов рабочей группы информацию о ходе и результатах выполнения работ. Аналогично команде TeamAssign доступным для заполнения является только поле Comment.

После получения сообщения TeamStatus член рабочей группы в поле Remaining Work вводит показатель оставшегося объема работ по данной задаче.

Проанализировав полученные отчетные данные, менеджер проекта для автоматического обновления графика проекта может в окне сообщения TeamStatus щелкнуть по кнопке Update Project. Для работы с сообщениями TeamStatus членов рабочей группы менеджер проекта может использовать почтовый ящик WebInbox. Выполнив команду Tools|Workgroup|WebInbox, можно просмотреть все сообщения членов рабочей группы, направленные менеджеру проекта.

В ходе выполнения проекта для передачи членам рабочей группы информации об изменении ранее выполненных планов и назначений менеджер проекта может посылать сообщения TeamUpdate. Получив данное сообщение, исполнитель может послать менеджеру свои соображения по сделанным изменениям.

Что в итоге?

а основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Microsoft Project 2000 обладает достаточными возможностями для организации коллективной работы над проектами. Наряду с возможностями передачи информации по средствам электронных коммуникаций имеются средства планирования и управления несколькими проектами, осуществляемыми в пределах отдельной организации или офиса. Следовательно, Microsoft Project 2000 может не только служить «настольной» системой управления проектами, но и найти достойное применение в мелком и среднем бизнесе.

КомпьютерПресс 4"2002